پرسش های متداول نرم افزار آرشیوان

• اتوماسیون اداری را چه تعریف می‌کنید؟

  اتوماسیون اداری به معنای مدیریت و کنترل مکاتبات و گردش اسناد آن در یک سازمان است.

• آیا مفهوم اتوماسیون فقط در چهارچوب اداری است؟

  خیر، اتوماسیون اداری برداشتی ناقص از Enterprise Automation System به معنای سیستم اتوماسیون سازمانی است. اتوماسیون اداری در اصل همان Correspondence Management یا مدیریت مکاتبات است.

• هدف از پیاده‌سازی اتوماسیون چیست؟

  - هدف کاهش هزینه‌ها و بالا بردن بهره‌وری است.
  - سازماندهی مراتب اتوماسیون و دارا بودن خروجی قابل پردازش

• با توجه به تجربه چندین ساله شما در این زمینه، به نظر شما چه سازمانهایی در پیاده‌سازی اتوماسیون موفق‌تر بوده‌اند؟

  سازمان‌هایی که بستر مناسب فرهنگی و فنی جهت استفاده از سیستم‌های مکانیزه ایجاد کرده‌اند، موفق‌تر بوده‌اند. آموزش کاربران، کلید موفقیت است.

• ابزارهای پیاده‌سازی اتوماسیون چیست؟

  چهار ابزار جهت پیاده‌سازی اتوماسیون لازم است. مدیریت گردش اسناد Document Flow Management آرشیو و مدیریت الکترونیکی اسناد Electronic Document Management و مدیریت اسناد دبیرخانه Correspondence Management و ابزار ساخت گزارش‌ها Report Builder

• مدیران در اجرای موفق پروژه اتوماسیون چه کمکی می‌توانند کنند؟

  مدیران نقش کلیدی در اجرای موفق پروژه‌های اتوماسیون دارند. مدیران به عنوان اولین کاربران سیستم‌های اتوماسیون می‌بایست با الگو قراردادن عملکرد خود دیگران را تشویق و گاهی وادار به استفاده از اتوماسیون کنند.

• مراحل پیاده‌سازی چیست؟

  مراحل پیاده‌سازی اتوماسیون شامل:
  1. امکان‌سنجی و بررسی نحوه عملکرد در سیستم دستی
  2. نصب و راه اندازی نرم‌افزار
  3. Customize دبیرخانه نسبت به کدینگ آن سازمان و تعریف پیش کدها
  4. تعریف سطوح دسترسی کاربران و نظام مکاتبات
  5. Convert اطلاعات موجود به سیستم جدید
  6. آموزش در سطوح مدیران- کاربران دبیرخانه- کارشناسان و Admin
  7. نظارت بر عملکرد سیستم
  8. نظارت بر سیستم تهیه نسخه‌های پشتیبان
  9. تصویربرداری از سایر اسناد (سالهای قبل) در صورت نیاز
  10. ایجاد کدینگ استاندارد برای سایر اسناد
  11. ورود اطلاعات و ایجاد آرشیو الکترونیکی
  12. ساخت گزارشهای مدیریتی با استفاده از ابزار گزارش ساز آرشیوان
  13. در اختیار قراردادن گزارش‌ها و اطلاعات در دسترس مدیران توسط نرم‌افزار مدیریت گردش اسناد

• عمر اتوماسیون چقدر است؟

  در صورتیکه پشتیبانی جهت ارتقاء نرم‌افزارهای اتوماسیون و تطبیق آن با تغییر روشهای سازمانی انجام شود، اتوماسیون می‌تواند همیشه نقش بسیار موثری در مدیریت سازمان‌ها داشته باشد.

• مشکلات ما در پیاده‌سازی اتوماسیون در سازمانها عموماً چیست؟

  مشکلات فرهنگی در درجه اول و مشکلاتی مانند عدم داشتن مهارت استفاده از کامپیوتر در درجه بعد، خصوصاً در رده‌های مدیریت.

• چرا برخی از پروژه‌های اتوماسیون با شکست مواجه می‌شوند؟

  با اتوماسیون می‌بایست در یک سازمان به شیوه همه گیر برخورد شود. در صورتیکه مقاومتی جهت استفاده از اتوماسیون حتی در قسمت کوچکی از سازمان وجود داشته باشد، همان باعث شکست اتوماسیون خواهد شد. در بسیاری از سازمان‌ها پس از پیاده‌سازی اتوماسیون، متاسفانه به دو دلیل کارهای سازمانی به صورت دستی و مکانیزه به طور موازی انجام می‌پذیرد. علت اول، همان ارزش حقوقی کاغذ و مهر و امضاء اصل است و علت دوم، بایگانی سوابق به صورت کاغذی می‌باشد.

• مزایای استفاده از نرم‌افزار آرشیوان تحت وب نسبت به نسخه تحت Windows چیست؟

  1. با نصب Web Service برروی یک سیستم سرور در مدت زمان کوتاهی کلیه نرم‌افزارها پیاده‌سازی می‌گردد و نیازی به نصب نسخه کاربر (Client ) نیست.
  2. با توجه به حجم فراوان اموری که در واحد IT هر شرکت یا سازمان صورت می‌گیرد، کنترل و راه‌اندازی سیستم یکپارچه اتوماسیون بر روی سیستم هر یک از کاربران وقت و نیروی زیادی را می‌طلبد‌. با برخورداری از یک سیستم تحت وب که کاربر تنها با استفاده از یک مرورگر وب امکان دسترسی به نرم‌افزار را پیدا می‌کند، این زمان و نیرو به حداقل ممکن خواهد رسید.
  3. مهمترین ویژگی این سیستم نسبت به نسخه تحت ویندوز، امکان دسترسی کاربران سیستم به نرم‌افزار، در هر زمان و مکان ممکن با اتصال به شبکه جهانی اینترنت می‌باشد. یعنی تنها با دراختیار گرفتن یک آدرس معتبر در اینترنت IP Valid ) کاربران یک شرکت یا سازمان می‌توانند با اتصال به اینترنت از هر نقطه ای با وارد کردن آدرس مورد نظر و شناسه و رمزعبور خود، کارهای روزمره را به نحو کامل انجام دهند که این مورد برتری عمده استفاده از سیستم تحت وب را نشان می‌دهد.
  4. نیازی به ارتقاء سخت افزاری کاربران نیست.
  5. مدیریت و نگهداری نرم‌افزار تحت وب راحت‌تر است.

• آیا جهت استفاده از سرویس E-mail‌‌ در یک سازمان نیاز به استفاده از یک نرم‌افزار واسط نظیر Outlook می‌باشد؟

  خیر، درصورتی که Mail Server آن سازمان امکان برقراری ارتباط را بدهد، با تعریف کردن و پیکر بندی مجموعه E-mail های سازمانی امکان دریافت پست الکترونیکی، سازمان را بدون هیچگونه واسطی انجام و حتی از همین طریق ارسال نمود.

• مدیریت اسناد و اطلاعاتی که به صورت فکس (دورنگار) دریافت می‌شود چگونه است؟

  با استفاده از امکان "دریافت/ ارسال فکس" می‌توان به طور مستقیم فکس را دریافت و یا ارسال نمود، به شرط آنکه Fax Services برروی ویندوز کاربری که این مسئولیت را به عهده دارد نصب شود. حتی می‌توان با ایجاد پوشه (فولدر) در بخش مدیریت پوشه‌ها، به صورت شخصی اطلاعات را نگهداری و یا آنها را از طریق سیستم گردش اسناد توزیع نمود.

• چگونه می‌توان در نرم‌افزار مدریت و گردش اسناد، اطلاعات و نامه‌های دریافت شده را به صورت شخصی دسته بندی و نگهداری نمود؟

  با استفاده از بخش مدیریت پوشه‌ها، می‌توان پوشه‌های جدید را، حتی به صورت گروه و زیر گروه ایجاد نمود و به راحتی اسناد واطلاعاتی را که لازم است دسته بندی و مورد استفاده قرار گیرد را به صورت درختی نگهداری و در زمان بازیابی جستجو نمود.

• در نرم‌افزار گردش اسناد چه مواردی جهت خصوصی سازی محیط کاربری وجود دارد؟

  آیتم‌های موجود در این بخش به ترتیب عبارتند از:
  1. اطلاعات سمت‌ها جهت تعریف پست‌های سازمانی بطور پیش فرض به هنگام پاراف نامه‌ها و اسناد
  2. بخش اطلاعات‌ هامش‌ها جهت تعریف پاراف‌ها و‌هامش‌ها به صورت پیش فرض به منظور سهولت در استفاده از هامش ها و کاهش زمان در درج هامش ها
  3. پیام روزانه جهت ارسال پیام‌های سازمانی توسط Administrator (مدیر سیستم)
  4. دفترچه آدرس‌ها جهت ذخیره و بازیابی اطلاعات ‌افراد، شرکت وسازمان‌های مرتبط به صورت خصوصی و عمومی
  5. قرار ملاقات‌ها/جلسات به منظور تنظیم قرار ملاقاتها و جلسات روزانه و هفتگی با امکان هشدار خودکار
  6. بخش اطلاعات ارسال کننده فکس، در این بخش با نصب Fax Service برروی ویندوز کاربر استفاده کننده می‌توان اطلاعات مربوط به ارسال کننده را وارد نمود تا به هنگام دریافت فکس، بتوان اطلاعات مربوط به ارسال کننده را نیز دریافت نمود.

• نرم‌افزار آرشیوان به صورت دوزبانه (فارسی/ انگلیسی) قابل استفاده است، آیا برای هر نسخه یک بانک اطلاعاتی جداگانه طراحی شده است؟

  Interface نرم‌افزار آرشیوان به دو زبان فارسی و انگلیسی طراحی شده است. در صورتی که هردو از یک بانک اطلاعاتی (Database ) استفاده می‌کنند.

• کنترل عملکرد کاربران در نرم‌افزار توسط مدیران چگونه انجام می‌شود؟

  مدیران سازمان به راحتی می‌توانند از طریق Logfile‌‌ های ایجاد شده از عملکرد کاربران، گزارش های لازم را در این زمینه رویت و پیگیری نمایند.

• پیگیری اسناد کاربر به چه صورت انجام می‌شود؟

  این عمل به دو صورت درختی و نموداری براساس تاریخ و کاربر (فرستنده/گیرنده) سند انجام‌پذیر است.

• ارسال/ دریافت نامه‌ها، اسناد اداری و اطلاعات به خارج از سازمان چگونه انجام می‌شود؟

  در این نسخه ویژه از نرم‌افزار آرشیوان، ارسال/ دریافت اسناد و اطلاعات از طریق چند سرور صورت می‌گیرد. بدین معنا که با تعریف IP Valid‌ های (آدرس‌های اینترنتی معتبر) مختلف برروی سرورها می‌توان به صورت Remote (از راه‌ دور) اسناد و اطلاعات را به خارج از سازمان انتقال داد.

• آیا در نرم‌افزار آرشیوان می‌توان از قلم نوری استفاده کرد؟ پیشنهاد شما چیست؟

  بله، قلم نوری امکان بسیارخوبی را به ویژه برای مدیران سازمان که معمولأ فرصت تایپ کردن ندارند فراهم می‌آورد و به راحتی می‌توانند از آن جهت پاراف و امضای نامه‌های اداری چه برروی تصاویر و نامه‌های اسکن شده و یا با استفاده از قابلیت Handwritingدرمحیط Office Word بر روی یک نامه تایپ شده استفاده نمایند.

• چگونه می‌توان از قابلیت Handwriting در محیط ویندوز استفاده نمود؟

  درصورتی که Office 2003را برروی Windows XP نصب نمائید، این خاصیت را می‌توانید در Control Panel ویندوز دربخش Add/Remove Programs فعال سازید. ولی چنانچه بخواهید از Office 2007 استفاده نمائید، این قابلیت تنها در Windows Vista قابل فعال سازی می‌باشد. شایان ذکر است که نرم افزار نمایشگر فایلها که قسمتی از نرم افزار جامع اتوماسیون اداری آرشیوان می باشد Alpha ) باعث عدم وابستگی به موارد فوق الذکر شده است.

• آیا امکان ارسال اسناد و اطلاعات به صورت همزمان با درج‌هامش‌های متفاوت برای کاربران وجود دارد؟

  بله، در بخش ارسال سند توانایی درج هامش به صورت انفرادی و گروهی موجود می باشد.

• آیا کاربران در نرم افزار مدیریت و گردش اسناد امکان مشاهده اطلاعات ثبت شده در دبیرخانه را دارند؟

  قابلیت "مشاهده اطلاعات دبیرخانه ای" در هر رکورد اطلاعاتی یا بخشی از اطلاعات دبیرخانه با سطح دسترسی‌هائی که توسط مدیرسیستم براساس نیاز سازمان تعریف می‌نماید برای هر کاربر قابل مشاهده است.

• آیا در بخش مکاتبات اداری (دبیرخانه) می‌توان به صورت غیرمتمرکز عمل نمود؟

  بله، امکان پیاده‌سازی نرم‌افزار دبیرخانه به صورت‌های متمرکز، غیرمتمرکز و نیمه متمرکز وجود دارد.

• پیش نویس نامه‌های صادره در نرم‌افزار آرشیوان چگونه تهیه می‌شود؟

  امکان تهیه پیش نویس نامه در نرم افزار Word و استفاده از سربرگ سازمانی توسط الگوهای از پیش تعریف شده موجود می باشد که پس از طی مراحل فوق امکان ذخیره و ارسال آن فراهم می باشد.

• آیا به نظر شما بهتراست مکانیزه نمودن مکاتبات اداری (دبیرخانه) به صورت متمرکز پیاده‌سازی شود یا غیرمتمرکز؟

  در سازمان‌های بزرگ که حجم وسیعی از نامه‌های اداری وارد بخش‌های مختلف می‌گردد، بهتراست دبیرخانه به صورت غیرمتمرکز پیاده‌سازی شود، لذا کاربر به راحتی می‌تواند پیش کد خود را در دبیرخانه تعریف کند و هر قسمت فقط مکاتبات اداری مربوط به خود را استفاده نماید.